Якщо дитина раніше не вчилася в освітній установі, класний керівник заповнює особисту картку учня: наклеюється на першу сторінку особистої карти учня фотографія учня; записує загальні відомості про учнів; Якщо учень прибув з іншого навчального закладу, класний керівник: вклеює фотографію учня в особисту картку, якщо її немає; перевіряє особисту справу на наявність всіх необхідних документів. При відсутності необхідних в особовій справі документів, вживає заходів до їх заповненню.