Особова справа учня є індивідуальною папкою, в якій знаходиться особиста карта учня (друкарський бланк особової справи) і вкладені в особисту картку учня інші документи. Особова справа учня є обов'язковим документом, який оформляється на кожного учня з моменту надходження в школу і ведеться до її закінчення. При вступі дитини до першого класу освітнього закладу в особову картку учня вкладаються інші документи в певному порядку. Особова справа має номер, що відповідає номеру в алфавітній книзі запису учнів (наприклад, № К-5 означає, що учень записаний в алфавітній книзі на букву «К» під № 5). Особові справи учнів ведуться класними керівниками.