Особова справа учня ведеться в кожній школі і на кожного учня з моменту вступу до школи і до її закінчення. До особової справи учнів заносяться загальні відомості про учнів, підсумкові оцінки успішності по класах і записи про нагороди (похвальні грамоти, похвальні пісні грамота, золота, срібна медаль). У період навчаються в 10-11-х класах атестат про основну загальну освіту знаходяться в особовій справі учня і видається на руки після закінчення ним середньої школи.

В особову картку учня при вибутті його зі школи вкладається форма (відомості про стан здоров'я), що заповнюється за результатами щорічних медичних оглядів. Особові справи учнів 1-4 класів ведуться вчителями, 5-11 класів класними керівниками. Особова справа учня має номер, відповідний номер в алфавітній книзі; по закінченню школи особова справа учнів зберігається в школі.