Всі особові справи класу зберігається в папці, або у вертикальному лотку. Оформляє папку або вертикальний лоток з особистими справами класу класний керівник. На верхній обкладинці папки розміщений список класу в алфавітному порядку із зазначенням номера особової справи, записується прізвище, ім'я, по батькові класного керівника, навчальний рік. Особові справи розміщені в алфавітному порядку. Якщо в навчальному році учень вибуває - особова справа передається заступнику директора з НВР, а в списку класу відзначає дату вибуття. Папки з особовими справами зберігаються в кабінеті у заступника директора з навчальної або навчально-виховної роботи. 

Якщо дитина раніше не вчилася в освітній установі, класний керівник заповнює особисту картку учня: наклеюється на першу сторінку особистої карти учня фотографія учня; записує загальні відомості про учнів; Якщо учень прибув з іншого навчального закладу, класний керівник: вклеює фотографію учня в особисту картку, якщо її немає; перевіряє особисту справу на наявність всіх необхідних документів. При відсутності необхідних в особовій справі документів, вживає заходів до їх заповненню.

В особовій справі знаходяться документи про прийом дитини в школу, а саме: оригінал заяви від батьків (законних представників) з проханням прийняти дитину в школу; оригінал заяви від батьків (законних представників) з проханням прийняти в 10 клас; ксерокопія свідоцтва про народження або паспорта учня; договір з батьками (законними представниками); ксерокопія атестата про основну загальну освіту; згода батьків (законних представників) на обробку персональних даних дитини.

Особова справа учня є індивідуальною папкою, в якій знаходиться особиста карта учня (друкарський бланк особової справи) і вкладені в особисту картку учня інші документи. Особова справа учня є обов'язковим документом, який оформляється на кожного учня з моменту надходження в школу і ведеться до її закінчення. При вступі дитини до першого класу освітнього закладу в особову картку учня вкладаються інші документи в певному порядку. Особова справа має номер, що відповідає номеру в алфавітній книзі запису учнів (наприклад, № К-5 означає, що учень записаний в алфавітній книзі на букву «К» під № 5). Особові справи учнів ведуться класними керівниками.

Особова справа учня ведеться в кожній школі і на кожного учня з моменту вступу до школи і до її закінчення. До особової справи учнів заносяться загальні відомості про учнів, підсумкові оцінки успішності по класах і записи про нагороди (похвальні грамоти, похвальні пісні грамота, золота, срібна медаль). У період навчаються в 10-11-х класах атестат про основну загальну освіту знаходяться в особовій справі учня і видається на руки після закінчення ним середньої школи.